5 ragioni per cui l’IA sta cambiando la gestione documentale in azienda

L’AI integrata nei dispositivi multifunzione non è solo un supporto alla scansione avanzata: è un vero e proprio motore di automazione documentale capace di adattarsi a settori, reparti e flussi di lavoro diversi. Grazie alla sua capacità di comprendere il contenuto dei documenti – indipendentemente dal layout, dal fornitore o dal formato – l’intelligenza artificiale consente alle aziende di velocizzare processi critici, ridurre errori e liberare risorse operative. Di seguito una panoramica dettagliata dei principali scenari applicativi.

1. Magazzino & Logistica: dati pronti senza digitazione manuale

Nel reparto logistico il flusso di bolle di carico e scarico è continuo. Ogni documento contiene informazioni fondamentali:

• codici articolo (SKU)
• quantità consegnate
• date e riferimenti
• fornitori e destinatari
• eventuali note o anomalie

Con la Soluzione Exasys Multifunzione+AI, basta posizionare la bolla nel multifunzione: l’IA riconosce automaticamente i campi chiave, li estrae e li trasforma in dati strutturati pronti per essere importati nel gestionale di magazzino. Risultato:nessuna trascrizione manuale, aggiornamento immediato delle giacenze, riduzione dei tempi di registrazione e maggiore precisione nei movimenti di stock.  

2. Contabilità: automatizzazione delle fatture fornitori

La gestione delle fatture è uno dei processi più dispendiosi in ambito amministrativo. Ogni fattura contiene informazioni che devono essere riportate fedelmente nei sistemi contabili: dati del fornitore

• numero documento
• imponibile, IVA e totale
• scadenze di pagamento
• riferimenti dell’ordine

La Soluzione Exasys Multifunzione, l’AI riconosce questi elementi anche quando arrivano fatture con layout completamente diversi tra loro. Il documento viene letto, interpretato ed esportato in un file JSON, XLSX, CSV o XML che può alimentare direttamente il software contabile o l’ERP. Risultato: meno errori, registrazioni più veloci, e una contabilizzazione quasi completamente automatizzata.  

3. Ufficio Acquisti: ordini cliente o fornitore pronti nel gestionale

Gli ordini possono arrivare in formati eterogenei: PDF, scansioni, moduli prestampati. Trascrivere righe articolo, prezzi e quantità richiede tempo e attenzione. Con la Soluzione Exasys Multifunzione + AI  il processo si semplifica: l’IA identifica automaticamente prodotti, codici, descrizioni e quantità

• genera un output strutturato
• invia il dato all’applicativo tramite UIPlan

Risultato: ordini correttamente inseriti nel gestionale e cicli di approvvigionamento più fluidi, senza colli di bottiglia.  

4. Risorse Umane: dati essenziali estratti da CV, contratti e moduli

L’ufficio HR si trova spesso a gestire grandi volumi di documenti diversi: CV, contratti, moduli di assunzione, dichiarazioni e molto altro. Ogni documento contiene informazioni da registrare rapidamente:

• anagrafica
• qualifiche
• esperienze
• date e scadenze contrattuali
• dati per l’archiviazione

La Soluzione Exasys Multifunzione + AI  estrapola i dati chiave e li rende disponibili in formato digitale organizzato, riducendo le attività ripetitive e accelerando i processi di onboarding. Risultato: gestione del personale più ordinata, tempi ridotti e maggiore accuratezza nella raccolta delle informazioni.  

5. Amministrazione Generale: archiviazione intelligente di contratti e documenti

Contratti, moduli e documenti generici rappresentano spesso una componente vasta e disomogenea dell’archivio aziendale. Individuare dati importanti al loro interno può diventare complicato. Con la Soluzione Exasys Multifunzione + AI :

• i documenti vengono analizzati
• i dati principali vengono estratti (es. date, riferimenti, soggetti, clausole chiave)
• il file digitale viene classificato e reso facilmente ricercabile

Risultato: un archivio ordinato, consultabile, coerente e basato su informazioni strutturate pronte per essere integrate con i sistemi aziendali.